Podpisy v záznamech o školení BOZP a PO
Praktické shrnutí ve třech bodech: kdy zákon podpis proškoleného zaměstnance vyžaduje, čím ho INSTRUCTOR, EDUNIO nahrazuje a jaký je rozdíl mezi certifikátem s elektronickým podpisem a certifikátem s časovou značkou.
Je podpis zaměstnance povinnou náležitostí záznamu o školení?
Školení BOZP, školení řidičů, školení první pomoci — NE.
Podobu záznamu o školení žádný předpis neupravuje, určení způsobu vedení dokumentace patří zaměstnavateli.
§ 103 odst. 3 zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce
Zaměstnavatel je povinen určit obsah a četnost školení o právních a ostatních předpisech k zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, způsob ověřování znalostí zaměstnanců a vedení dokumentace o provedeném školení.
Souvisejí odkazy:
povinnost školit § 103 odst. 1 písm. f), dopravní předpisy jako „ostatní předpisy k zajištění BOZP“ § 349 odst. 1, školení k organizaci první pomoci § 102 odst. 6.
Školení požární ochrany (PO) — NE, podpis se nevyžaduje v případě, že je záznam veden v elektronickém systému.
U činností bez zvýšeného požárního nebezpečí (§ 4 zákona č. 133/1985 Sb.) platí stejný režim jako u BOZP.
U činností se zvýšeným a s vysokým požárním nebezpečím vyhláška podpisy požaduje, ale s výjimkou pro elektronické systémy.
Podmínky výjimky jsou tři a platí současně: systematičnost a posloupnost záznamů, ochrana proti změnám, průkazná informace o účasti školitele i proškolených osob.
§ 36 odst. 1 a § 36 odst. 3 vyhlášky č. 246/2001 Sb., o požární prevenci
Požadavek podpisu
(1) Dokumentaci o školení zaměstnanců […] tvoří tematický plán a časový rozvrh školení a záznam o provedeném školení, který obsahuje […] seznam zaměstnanců s podpisy proškolených osob, jména a podpisy osob, které školení provedly, včetně prohlášení o oprávněnosti k provedení školení podle § 16a zákona.
Výjimka
(3) Podpis osoby, která školení provedla, proškolené osoby podle odstavce 1 […] se nevyžaduje v případě, že je záznam o provedeném školení […] vyhotoven v elektronickém systému, který zabezpečuje, že záznamy jsou prováděny systematicky a posloupně a jsou chráněny proti změnám, přičemž jejich součástí je průkazná informace o účasti jak školitele, tak proškolených osob.
Význam podpisu je tedy důkazní, nikoli formální. Podpis prokazuje, že školení absolvoval konkrétní zaměstnanec a školil kvalifikovaný školitel — a přesně proto ho kontroly státního odborného dozoru obvykle chtějí vidět, i když ho předpis nepožaduje.
Jak podmínky naplňují LMS INSTRUCTOR a EDUNIO
Podmínky výjimky plní záznam v systému, nikoli certifikát, který zaměstnanec dostane.
Podmínka vyhlášky | Co záznam v LMS obsahuje |
systematičnost a posloupnost | záznam vzniká automaticky v okamžiku úkonu uživatele, v chronologickém sledu (zahájení studia → výklad → test → splnění), nikoli dodatečným zápisem |
ochrana proti změnám | záznam o absolvování se ukládá v systému a nelze ho zpětně přepsat ani smazat |
účast proškolené osoby | přihlášení pod unikátními údaji (login a heslo), podmíněný průchod kurzem, datum a čas splnění podmínky absolvování, výsledky testu, doba studia |
účast školitele | identifikace osoby, která školení provedla, doložitelný obsah kurzu včetně předpisů v aktuálním znění a prohlášení o oprávněnosti podle § 16a zákona č. 133/1985 Sb. |
Tematický plán a časový rozvrh školení zůstávají samostatnou náležitostí dokumentace i při elektronickém vedení — výjimka se týká pouze podpisů.
Certifikát s elektronickým podpisem a certifikát s časovou značkou
eCertifikát s elektronickým podpisem. Po absolvování kurzu si uživatel odešle na zvolenou e‑mailovou adresu podpisový odkaz s platností 15 minut. Podepsat se lze na dotykovém zařízení nebo myší, totožnost se ověří PINem zobrazeným po odeslání odkazu. Podpis se uloží do certifikátu v systému; certifikát lze kdykoli vytisknout z administrace i z prostředí uživatele. Nepodepsané certifikáty připomíná notifikace a rubrika eCertifikáty k podpisu.
eCertifikát s časovou značkou. Certifikát se nepodepisuje, automaticky se do něj nahraje datum a čas absolvování kurzu.
Splňují obě varianty podmínku pro neuvedení podpisu?
Ano, obě stejně — podmínku plní záznam v systému, nikoli podpis na certifikátu.
Rozdíl je v prokazatelnosti jednajících osob. U časové značky stojí prokazatelnost výhradně na záznamech systému, tedy na tom, že pod přihlašovacími údaji jednal daný zaměstnanec. Elektronický podpis přidává druhý, na přihlášení nezávislý prvek — PIN mimo probíhající relaci a vlastní podpisový projev uložený u konkrétního certifikátu. Doklad je pak čitelný i pro kontrolní orgán, který systém nezná.
Stanovisko SÚIP — výklad dozorového orgánu, není právně závazný, ale předvídá postup inspekce
„Z pohledu orgánů inspekce práce je inspektor při své kontrolní činnosti povinen zjistit skutečný stav a doložit kontrolní zjištění. Doložené doklady mohou být zaměstnavatelem poskytnuty v různých formách, přičemž pro kontrolní činnost je stěžejní, zda není pochyb o pravosti a existenci dokladu a o jednajících osobách.“
Elektronická dokumentace o provedeném školení k BOZP, Státní úřad inspekce práce, 15. 3. 2023